Kepatuhan dan Etika Kerja
Mematuhi kebijakan dan etika kerja perusahaan adalah penting. Sales Admin harus menjalankan tugas mereka dengan integritas dan mematuhi standar etika bisnis.
Koordinasi dengan Tim Penjualan
Administrator Penjualan berinteraksi secara teratur dengan anggota tim penjualan. Mereka dapat membantu dalam pengaturan janji temu dengan pelanggan, memberikan informasi produk, dan menjawab pertanyaan teknis.
Pemeliharaan Basis Data Pelanggan
Mereka bertanggung jawab atas pengelolaan basis data pelanggan, termasuk pembaruan informasi kontak, riwayat pesanan, dan catatan penting lainnya. Memastikan data pelanggan tetap akurat dan terorganisasi adalah bagian penting dari pekerjaan ini.
Administrator Penjualan seringkali menjadi titik kontak pertama bagi pelanggan yang memiliki pertanyaan atau perlu bantuan. Mereka harus memberikan layanan pelanggan yang ramah, responsif, dan profesional.
Pengelolaan Dokumen Penjualan
Administrator Penjualan bertanggung jawab atas pembuatan, pemeliharaan, dan pengarsipan dokumen penjualan. Ini termasuk penawaran harga, kontrak penjualan, faktur, dan dokumen terkait penjualan lainnya. Mereka harus memastikan dokumen tersebut tersedia dan mudah diakses oleh tim penjualan.
Mereka memproses pesanan yang diterima dari pelanggan atau tim penjualan. Ini mencakup verifikasi pesanan, memeriksa ketersediaan stok, menghitung harga, mengelola pengiriman, dan memastikan pesanan diproses dengan benar dan tepat waktu.
Pemantauan dan Pelaporan Penjualan
Administrator Penjualan dapat membantu dalam pemantauan kinerja penjualan dengan menghasilkan laporan, menganalisis data penjualan, dan memberikan wawasan kepada manajemen. Melalui laporan ini, mereka dapat membantu tim penjualan untuk memahami tren penjualan dan mengidentifikasi peluang perbaikan.
Selain tugas-tugas khusus penjualan, Administrator Penjualan juga dapat memberikan dukungan administratif umum seperti menjadwalkan pertemuan, mengatur perjalanan bisnis, dan mengelola inventaris.
Kemampuan Komunikasi dengan Pelanggan
Berinteraksi dengan pelanggan dengan ramah, menjawab pertanyaan, dan menangani keluhan dengan baik adalah penting dalam memberikan pelayanan pelanggan yang unggul.
Kemampuan yang Harus Dimiliki Sales Admin
Kemampuan komunikasi yang efektif adalah kunci. Administrator Penjualan harus dapat berkomunikasi dengan baik secara lisan dan tertulis. Mereka perlu berinteraksi dengan anggota tim penjualan, pelanggan, dan manajemen, dan komunikasi yang jelas membantu memastikan informasi disampaikan dengan benar.
Pengembangan Keterampilan
Kamu perlu mempelajari dan mengembangkan keterampilan yang dibutuhkan, seperti komunikasi yang baik, kemampuan organisasi, dan penggunaan perangkat lunak CRM (Customer Relationship Management). Pelatihan tambahan dalam administrasi penjualan dapat membantu kamu memahami peran secara lebih mendalam.
Untuk mendapatkan pengalaman, pertimbangkan pekerjaan entri-level yang berkaitan dengan administrasi atau dukungan penjualan. Ini bisa mencakup peran sebagai asisten administrasi atau customer service.
Pendidikan dan Pelatihan
Kamu bisa mulai dengan pendidikan yang relevan, seperti diploma atau gelar dalam bisnis, administrasi, atau pemasaran. Pendidikan ini akan memberikan pemahaman dasar tentang proses penjualan dan administrasi.
Pemahaman Produk atau Layanan
Administrator Penjualan harus memiliki pemahaman yang kuat tentang produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan. Ini memungkinkan mereka untuk memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan dan anggota tim penjualan yang membutuhkannya.
Mengelola dokumen, jadwal, dan informasi dengan baik sangat penting. Administrator Penjualan harus dapat menjaga keberesan dokumen penjualan, mengatur agenda, dan memprioritaskan tugas dengan baik.
Sales Admin sering menggunakan perangkat lunak dan sistem seperti perangkat lunak CRM untuk memproses pesanan, mengelola basis data pelanggan, dan melacak aktivitas penjualan. Menguasai teknologi ini adalah keharusan.
